Truyền thông nội bộ giúp DN vượt khó

Nếu như coi DN như cơ thể của một con người thì truyền thông nội bộ chính là các mạch máu lưu thông thông tin giữa các tổ chức trong cơ thể. Triển khai tốt truyền thông nội bộ sẽ giúp cho DN vận hành tốt bộ máy, vượt khó và phát triển bền vững trong tương lai.

Tạp chí Vietnam Business Forum có cuộc phỏng vấn với ông Đỗ Thanh Năm, Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ Chiến lược Win-Win về tầm quan trọng của công tác truyền thông nội bộ.

Ông đánh giá như thế nào về việc triển khai truyền thông nội bộ trong hoạt động của DN Việt Nam?

Truyền thông nội bộ là tổng hòa các tương tác bên trong một tổ chức, bao gồm những hoạt động chính thức và không chính thức, có liên quan đến tổ chức, nhằm giúp tổ chức thật sự hiểu mình. Đây là bệ phóng, động lực, và là công cụ triển khai chiến lược kinh doanh của DN. Nếu khai thác tốt, truyền thông nội bộ không chỉ là “liều thuốc kháng sinh” mà còn “cỗ máy kiếm tiền” cho DN.

Tuy nhiên, không nhiều DN, kể cả DN lớn nhận thức được đầy đủ ý nghĩa của truyền thông nội bộ trong hoạt động DN. Kết quả khảo sát nội bộ của công ty Tư vấn Chiến lược Win-Win cho thấy, 2/3 DN Việt Nam hiện nay chưa thật sự hiểu mình và một trong những nguyên nhân chính là truyền thông nội bộ yếu. Nhiều DN Việt Nam còn thiếu cái nhìn đúng đắn về truyền thông nội bộ hay còn khá yếu trong việc triển khai chiến lược truyền thông nội bộ. Họ rất ít chú trọng đến truyền thông nội bộ mà thường tập trung cho truyền thông tiếp thị nhắm đến việc xây dựng thương hiệu cho đối tượng bên ngoài (khách hàng, đối tác, nhà đầu tư, v.v...

Tại Việt Nam, nhiều tên tuổi DN lớn triển khai truyền thông nội địa rất tốt như đòn bẩy hoạt động, mang lại kết quả kinh doanh tốt cho DN như Tập đoàn Bưu chính Viễn Thông Việt Nam VNPT, Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Giấy Bãi Bằng, Tôn Hoa Sen, Trà Tâm Châu, v.v. Nhờ luôn chú trọng các công cụ truyền thông nội bộ, đặc biệt sử dụng triệt để mạng trao đổi thông tin trực tuyến, email, website... trong các hoạt kinh doanh của mình, các hoạt động ấn phẩm, dữ liệu, dịch vụ SMS, v.v...do Trung tâm Thông tin và Quan hệ Công Chúng, trực thuộc VNPT đã luôn hoàn thành vượt mức các nhiệm vụ VNPT giao. Tổng doanh thu năm 2011 là 27,8 tỷ đồng, đạt 106,11 % kế hoạch năm.

Trong giai đoạn kinh tế khó khăn như hiện nay thì truyền thông nội bộ đóng vai trò như thế nào, thưa ông?

Trong giai đoạn kinh tế khó khăn, sự hợp sức, đồng lòng của toàn CBNV là rất quan trọng. Truyền thông nội bộ hướng tới thiết lập các mối quan hệ tích cực bên trong DN, hiểu biết giữa DN và nhân viên, giữa các bộ phận, phòng ban, giữa nhân viên với nhân viên...Vì thế, lúc này, truyền thông nội bộ quan trọng hơn bao giờ hết. Nhiều DN đã dần nhận ra truyền thông nội bộ như là một công cụ tăng năng suất, gắn kết, khai mở năng lực nhân viên, giúp nhân viên hiểu rõ mục tiêu, kế hoạch làm việc để thực hiện hiệu quả hơn, và có thể tự ra quyết định nhiều hơn trong công việc (vì họ được cung cấp thông tin đầy đủ và chính xác). Truyền thông nội bộ tốt sẽ giúp các phòng ban phối hợp nhịp nhàng hơn, giảm bớt tình trạng chồng chéo công việc, giảm mâu thuẫn nội bộ, giải quyết khủng hoảng nhanh hơn, tiết kiệm nguồn lực, tăng hiệu quả kinh doanh. Thực tế cho thấy, nhiều DN vượt qua khủng hoảng nhờ truyền thông nội bộ tốt.

Để hoạt động truyền thông nội bộ hiệu quả, trong giai đoạn hiện nay, DN cần đánh giá và xác định đúng mục tiêu, chiến lược kinh doanh của mình để có thể đồng bộ một cách tốt nhất với chiến lược truyền thông nội bộ. Chiến lược cần phải rõ ràng, nội dung phù hợp, nhằm đúng đối tượng. Để làm được điều này, DN cần thường xuyên thực hiện công việc khảo sát nội bộ, giúp cho DN không chỉ nhận ra những thiếu sót trong khâu truyền thông nội bộ, chỉ rõ ưu khuyết điểm của chiến lược, mô hình quản lý mà còn góp phần giúp DN định vị được thương hiệu, hình ảnh của công ty. Từ đó, DN sẽ có chiến lược đúng đắn trong việc đồng bộ mục tiêu, chiến lược kinh doanh và truyền thông nội bộ của công ty mình.

Cụ thể, công cụ và chiến lược nào giúp DN truyền thông nội bộ tốt, thưa ông?

Một số kênh truyền thông nội bộ thường được các DN sử dụng như họp tất cả nhân viên, họp nhóm, họp cá nhân, tổ chức các sự kiện, nội san, sổ tay, bảng thông báo, thư viện của tổ chức, v.v… và với sự phát triển của công nghệ thông tin, thì mạng trao đổi thông tin trực tuyến, email, website... được DN tận dụng rất tốt cho truyền thông nội bộ.

Qua khảo sát của Win-Win, các kênh truyền thông nội bộ hiện nay đang được DN sử dụng nhiều nhất là email (46%), họp toàn CBNV (21%), họp nhóm (17%)..., trong khi kênh được CBNV đánh giá là hiệu quả nhất là họp toàn CBNV (31%), họp nhóm (30%), email (29%)... Mỗi công cụ đều có những ưu điểm và nhược điểm riêng, tùy vào đặc điểm DN mà có những sự lựa chọn khác nhau.

Để truyền thông nội bộ hiệu quả, DN cần phải kết hợp nhiều kênh và mở rộng sự tương tác giữa các đối tượng. Tùy theo đối tượng, nội dung trao đổi, mức độ quan trọng, mức độ khẩn của từng công việc mà lựa chọn kênh truyền thông nào, phương thức ra sao để có thể đạt hiệu quả cao nhất. Chẳng hạn đối với những công việc đòi hỏi sự tương tác cao, tìm những giải pháp có tính sáng tạo thì những công cụ hỗ trợ sự tương tác giữa các nhân viên như họp nhóm, chat nhóm v.v… nên được DN tập trung triển khai. Hay những công việc yêu cầu tính thời cuộc, luôn cập nhật những tin tức mới nhất thì những mạng chia sẻ thông tin nội bộ, email sẽ rất hữu ích. Một số công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ với áp lực lớn thì những buổi gặp mặt cá nhân sẽ góp phần giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Bên cạnh đó, DN cũng cần chú ý tới một số công cụ công nghệ thông tin giúp các DN trong công tác điều hành và truyền thông nội bộ hiệu quả như phần mền văn phòng điện tử giúp liên kết các thành viên làm việc theo nhóm, trao đổi, chia sẻ thông tin về các dự án, giúp các nhân viên xử lý công việc kịp thời, rõ ràng, nhanh chóng; hay tổng đài đa năng - hệ thống truyền thông hợp nhất gồm nhiều tính năng tiên tiến như ghi âm, gọi có hình, cầu hội nghị… không chỉ giúp các DN tiết kiệm chi phí truyền thông mà còn tăng hiệu quả công việc...

Mỗi DN có một đặc thù riêng, vì vậy, DN cần phải nghiên cứu để chọn những phương tiện truyền thông hiệu quả cho từng công việc, ứng với từng nội dung và từng đối tượng.

Thu Huyền