Truyền thông nội bộ giúp DN nâng cao sức mạnh

Xét ở góc độ quản lý, truyền thông nội bộ mang chức năng thông tin, còn ở góc độ chiến lược, truyền thông nội bộ giúp tổ chức thực sự hiểu mình, gắn kết nhân viên trong công ty và góp phần quan trong trong việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp. Nói cách khác, truyền thông nội bộ tốt giúp nhân viên hiểu và nắm rõ sứ mệnh của tổ chức, qua đó dốc sức cho sự phát triển của DN.

Câu chuyện thành công

Trải qua 41 năm hình thành và phát triển, một nét đặc sắc tại Traphaco mà mọi người dễ dàng nhận ra ngay, đó là sự đồng lòng đoàn kết của toàn bộ CBCNV công ty. Bà Vũ Thị Thuận, chủ tịch HĐQT Traphaco chia sẻ: “Chúng tôi ý thức sâu sắc sức mạnh đến từ sự đồng lòng đoàn kết của hệ thống nhân sự là yếu tố tiên quyết và làm nên sự thành công của DN. Tại Traphaco, với hơn 1.000 nhân sự trải dài khắp ba miền Bắc, Trung, Nam, truyền thông nội bộ được xác định có vai trò vô cùng quan trọng”.

Những cuộc họp giao ban, gặp gỡ trực tiếp và thường xuyên với người lao động, trao đổi về mục tiêu, những khó khăn của công ty, đồng thời lắng nghe tâm tư suy nghĩ của họ là cách để ban lãnh đạo Traphaco kết nối với người lao động, để họ hiểu và đồng cảm với doanh nghiệp.

Khi công nghệ thông tin phát triển đi cùng với sự tăng trưởng mạnh mẽ của doanh nghiệp về lượng và chất, Traphaco còn sử dụng nhiều phương tiện và hình thức khác nhau như website nội bộ, thư điện tử, mạng xã hội… Đầu năm 2002, Traphaco đã cho ra đời bản tin Nội bộ bằng bản giấy, phát hành vào những thời điểm đặc biệt trong năm. Song song với đó, các nhân sự toàn bộ hệ thống Traphaco còn được kết nối với nhau thông qua intranet ở địa chỉ http://qlvb.traphaco.com.vn. Tại đây, mọi người có thể nắm bắt, chia sẻ thông tin mọi mặt về Traphaco, từ tin tức hoạt động kinh doanh, hội họp, tới các chương trình văn hóa… các chủ đề quan tâm của người Traphaco. Chưa kể đến bảng thông báo, website, kênh SMS… đã tạo nên một hệ thống các kênh thông tin nội bộ đầy đủ, chuyên nghiệp, sẵn sàng cho việc thông suốt thông tin giữa các đơn vị thành viên và các vùng miền.

Bà Thuận cho biết: “Chính vì trên dưới một lòng, thông tin xuyên suốt, chúng tôi đã là một gia đình, cùng trên một con thuyền đưa Traphaco phát triển như bây giờ”.

Tại VNPT, Giám đốc Trung tâm thông tin và quan hệ công chúng - ông Bùi Quốc Việt cho biết: trong một tập thể, muốn có sức mạnh cần tổ chức; muốn có tri thức cần thông tin. Thời gian qua, công tác thông tin truyền thông nói chung, truyền thông nội bộ nói riêng trong VNPT đã làm tốt và đạt được hiệu quả rõ rệt, đã truyền đạt kịp thời những thông điệp, muc tiêu của lãnh đạo VNPT đến cán bộ CNV đồng tâm thực hiện nhiệm vụ, tạo nên sức mạnh toàn tập đoàn. Đóng góp quan trọng vào kết quả đó, ngoài vai trò của Trung tâm Thông tin và quan hệ công chúng đã làm ra nhiều sản phẩm thông tin có giá trị, còn phải kể đến vai trò của lãnh đạo các cấp, các ban chức năng, các đơn vị thành viên, trong đó vai trò của của người đứng đầu Tập đoàn, các đơn vị có tính quyết định.

Hai câu chuyện trên cho thấy, các DN lớn như Traphaco, VNPT và nhiều DN khác đang thực sự chú trọng đến truyền thông nội bộ, luôn cố gắng truyền tải đầy đủ các thông điệp, chính sách và đường lối kinh doanh của doanh nghiệp đến từng nhân viên. Hình ảnh, thương hiệu và văn hóa của doanh nghiệp được thể hiện một cách rõ ràng, sắc nét. Các giá trị của doanh nghiệp không chỉ được lan tỏa trong nội bộ mà còn đến các khách hàng, đối tác.

Làm thế nào để truyền thông nội bộ hiệu quả?

Trở lại khái niệm về truyền thông nội bộ, ông Đỗ Thanh Năm, Giám đốc Công ty Tư vấn và Hỗ trợ Chiến lược Win-Win cho rằng, truyền thông nội bộ là tổng hòa các tương tác bên trong một tổ chức, bao gồm những hoạt động chính thức và không chính thức, có liên quan đến tổ chức, nhằm giúp tổ chức thật sự hiểu mình.

Để giúp tổ chức thực sự hiểu mình, theo ông Năm, cần kết hợp nhiều kênh và mở rộng sự tương tác đa chiều giữa các cấp đối tượng. Với mỗi đối tượng cũng cần lựa chọn những kênh phù hợp, thông điệp phù hợp và thời điểm phù hợp. Với phạm trù rộng như vậy, truyền thông nội bộ không chỉ nằm tại bộ phận làm công tác truyền thông doanh nghiệp mà còn là một phần quy trình không thể thiếu ở bất cứ cấp quản lý nào, đặc biệt các bộ phận ban hành chính sách liên quan tới người lao động như: nhân sự tiền lương, công đoàn, quy định, quy chế… Đặc biệt với bộ phận kinh doanh làm việc trực tiếp với khách hàng.

Khi qui mô doanh nghiệp càng lớn cùng sự phân cấp quản lý với nhiều thứ bậc quy trình đi kèm thì khoảng cách giữa nhân viên bậc thấp nhất tới cấp lãnh đạo cao nhất sẽ càng xa dần. Khi đó, khả năng “nhiễu” thông tin ở cả hai chiều từ trên xuống và từ dưới lên là điều không thể tránh khỏi. Thậm chí việc “nhiễu” thông tin này có thể dẫn tới những vấn đề khủng hoảng truyền thông nội bộ, thông tin bị bóp méo làm mất đoàn kết, suy yếu sức mạnh tập thể.

Giang Tú